Mjere vezane uz pandemiju Covid-19 svakim danom su sve manje rigorozne i laganim koracima se vraćamo u novo ”normalno”. U protekla dva mjeseca, mnoge tvrtke su od danas do sutra ispraznile svoje urede i pod prisilom okolnosti prebacile zaposlenike na remote rad.  Odjednom, određene stvari vezane za organizaciju i upravljanje ljudima postale su uočljivije nego inače.  Jeste li se i vi zapitali zašto su se neke kompanije savršeno snalazile u organizaciji rada na daljinu, dok su se druge potpuno raspadale pokušavajući složiti kocke remote rada kao da ih slažu u najmračnijoj sobi, zavezanih ruku?

Kada bismo kuhali ručak koji se zove ”rad na daljinu”, možemo reći da postoje 3 glavna sastojka: tim (ljudi u timu), alati kojima se tim koristi i poslovni procesi. Ako samo jedan od ovih sastojaka nije pripremljen u dobrom omjeru ili je izostavljen, vjerojatno ćemo ostat gladni, a ručak će završiti u smeću.

Najvažniji sastojak je tim. Dakle, kakve ste ljude zapošljavali do ovog trenutka? Da li ti ljudi žele raditi, jesu li orijentirani prema rezultatima, hoće li marljivo i disciplinirano raditi dok ne završe posao kvalitetno? Angažirani zaposlenik će raditi i gurati naprijed i u najnevjerojatnijim scenarijima. Nedavno samo razgovarala s kolegicom koja je u nekoliko trenutaka nakon nedavnog potresa u Zagrebu preko pidžame obukla jaknu, uzela laptop i pobjegla iz zgrade. Od svih stvari stvari, uspomena i dragocjenosti, stvari potrebitih kao odjeća ili novčanik, uzela laptop i u pidžami pobjegla iz stana! Pitate se tko bi mogao platiti ovakvog zaposlenika? Oni koji njeguju pozitivnu klimu i podržavajuću kulturu u svojoj kompaniji i kojima su zaposlenici na prvom mjestu.

Ukoliko i niste zaposlili angažirane zaposlenike, jeste li radili na tome da postanu angažirani?

Osim samih zaposlenika, izuzetno je važno da menadžeri ili voditelji timova, osiguravaju sredstva za rad, motiviraju te i sami budu angažirani. Priča druge kolegice odnosi se na komunikaciju između voditelja i ostatka tima. Veliki dio projekta koji je dobila za zadatak, isporučila je prije roka međutim povratna informacija je u potpunosti izostala. Nije bila sigurna radi li njen voditelj tima, da li je uzeo godišnji odmor ili radi na drugim zadacima. Kod njih u timu nastao je potpuni liderski vakuum i kod svih članova tima izazvao veliku nesigurnost. U drugom tjednu tišine počela je razmišljati sprema li joj se možda otkaz. Umjesto motiviranosti i angažiranosti, nastupa paranoja i zbunjenost. Na drugoj strani, svi oni koji vole mikro-menadžment i koji žele imati potpunu kontrolu nad svime imaju drugačijih problema u vidu da njihovi zaposlenici sami žele dati otkaz.

Balans između totalnog odsustva i prevelikog prisustva, kao i individualni pristup svakom zaposleniku čarobna je formula koja kod svakog funkcionira drugačije.

Ta formula sadrži i povjerenje, koje je  jedan od najvažnijih elemenata za izgradnju odnosa u timu. Tim više kad je tim dislociran, kada se komunikacija odvija na daljinu. Stoga od najveće je važnosti da voditelj i tim grade odnose na međusobnom povjerenju i poštovanju uz određen kodeks ponašanja. Hoće li zadaci biti napravljeni kvalitetno i na vrijeme? To je stvar povjerenja, odgovornosti i timske lojalnosti.  Kao voditelj tima, morate naučiti upravljati po očekivanjima, a ne po “vremenu provedenom na uredskoj stolici”.

Drugi sastojak našeg ručka kodnog imena rad na daljinu su alati za rad. U zajedničkom poslovnom prostoru uvijek možete okupiti tim i održati  sastanak kako biste sve usmjerili na pravi put. U remote timu trebat će vam odgovarajući alati kako biste bili sigurni da će svi ostati na istoj stranici i imati potrebne i pravovremene informacije za kvalitetno izvršavanje zadatka. Vjerojatno će vam trebati alati u određenim kategorijama kao što su platforme za grupni chat i video-konferencije te aplikacije za praćenje projektnih ili tematskih poslovnih aktivnosti i njihovo izvršavanje u realnom vremenu. Korištenje alata ovisi o tome koliko je vaša tvrtka dosad uložila u opremu i informatičku pismenost zaposlenika. Svi alati su podrška komunikaciji, a ona nije samo potrebna nego nužna za uspjeh u upravljanju radom na daljinu.

Ako radite od kuće i ne koristite dostupne tehnologije i alate, naći ćete se u zamršenoj psiho-drami čitanja misli, igranja pokvarenog telefona i “Čovječe, ne ljuti se“ odjednom!

Onima koji su u otporu od novih tehnologija jedna motivacijska misao: ne morate biti tech-savvy, niti vam Google mora biti najbolji prijatelj, pokušajte koristiti tehnologiju da budete produktivniji i učinkovitiji, vaše vrijeme je u pitanju. I još jedna, ako je mogla moja baka možete i vi.

Treći sastojak koji osnažuje cijeli remote tim je proces. Oni pružaju strukturu i smjer za obavljanje posla. To ne znači da bi trebali njegovati tvrdokorne, nepromjenjive ili besmislene procese. Proces, u maloj tvrtki, više podrazumijeva da se radi o pružanju povratne petlje, tako da možete mjeriti napredak tvrtke ali i doprinosa ljudi u tvrtki. Kod većih kompanija procesi su neizbježni ukoliko od svih zaposlenika na određenom radnom mjestu očekujemo i određeni standard rada.

Dobro postavljeni procesi omogućuju vam da radite u odsustvu sveg ostalog.

Tako se neće dogoditi da isti klijent dobije dvije različite informacije od vaša dva zaposlenika, kao ni da rezultati rada dva različita zaposlenika budu potpuna suprotnost. Jedan od najvažnijih benefita postavljenih procesa je brže i lakše uvođenje novih zaposlenika u rad unutar tvrtke. Poanta svega, ako imate prva dva sastojka, odlične ljude u timu i super alate, a nemate procese, to je kao da ste poslali odlično opremljene vojnike u osvajanje bunkera, bez karte i puta do lokacije.

Za kraj, nadam se da će vam ručak ”rad na daljinu” biti u slast i da ćete uz ove osnovne sastojke i sami eksperimentirati i dodavati nove jer najveća vrijednost se dobiva od onog što učinimo i otkrijemo  sami. A ako imate savjete ili vlastita iskustva koja biste željeli podijeliti, podijelite ih s nama putem maila na: marketing@improv3.com