Ranije se smatralo da su troškovi apsentizma nemjerljivi i neupravljivi,  pa su često zbog toga omalovažavani i sustavno zanemarivani. Međutim, zadnjih godina trendovi se mijenjaju pa se u organizacijama troškovi apsentizma nastoje identificirati, diferencirati i eventualno reducirati koristeći određene napredne alate i metodologije.

Sve se više uviđa da trošak apsentizma nije samo trošak naknade plaća radnicima na bolovanju, već da postoji cijeli niz izravnih i neizravnih troškova koji opterećuju ne samo poslodavca već i gospodarstvo u cjelini.

Troškovi apsentizma obuhvaćaju sljedeće tri vrste:

Izravni (direktni) troškovi

Ove troškove većina poslodavaca lako uočava kroz obračun plaća radnika, a direktno su vezani na činjenicu da je radnik odsutan iz radnog procesa. U direktne troškove između ostalog ubrajamo.

• Naknade plaće za vrijeme bolovanja na teret poslodavca
• Naknade plaće za vrijeme dok je radnik na godišnjem odmoru
• Trošak zamjenskih radnika
• Trošak prekovremenih sati
• Iznose ostalih naknada definiranih kolektivnim ugovorima ili pravilnicima o radu, a koje su vezane za izostanak radnika

Paradoksalno, velika većina poslodavaca smatra da su direktni troškovi dominantni u ukupnim troškovima izostanaka. Međutim, istina je potpuno drugačija – direktni troškovi čine samo jednu četvrtinu ukupnog troška apsentizma dok ostale ¾ čine druge vrste troškova.

Administrativni troškovi

Obuhvaćaju sve one troškove dodatnog administrativnog rada koji je potrebno uložiti unutar jedne organizacije da bi se obradio apsentizam radnika, kao i oni troškovi administracije koji su učinjeni s ciljem da se izostanak radnika iz radnog procesa kompenzira zapošljavanjem novog radnika. Stoga, ovdje ubrajamo:

• Trošak obračuna plaća radnika koji izbivaju iz radnog procesa
• Trošak povećanog opsega dokumentacije koju je potrebno obraditi za one radnike koji su odsutni
• Trošak selekcijskog postupka za odabir zamjenskih radnika
• Administrativni trošak zapošljavanja zamjenskih radnika
• Trošak opremanja i uvođenja zamjenskih radnika u poslovni proces i sl.

Neizravni (direktni) troškovi

Neizravni troškovi zauzimaju najveći udio u ukupnim troškovima apsentizma. Obuhvaćaju sve one izdatke koje mnogi poslodavci ne dovode u izravnu vezu s apsentizmom, a koji i te kako imaju utjecaja na ukupnu sliku poslovanja kompanije. Tako u neizravne troškove apsentizma ubrajamo:

• Trošak edukacije zamjenskih radnika
• Dodatne managerske sate utrošene na edukaciju i nadzor zamjenskih radnika
• Trošak zastoja i/ili prekida u poslovanju
• Fluktuaciju radnika
• Pad zadovoljstva klijenata/korisnika zbog nemogućnosti isporuke i/ili kašnjenja prilikom isporuke
• Pad produktivnosti
• Pad employer brandinga i sl.

Neizravni troškovi predstavljaju veliki problem za management većine kompanije jer ih je vrlo teško diferencirati u okviru troškova rada. Stoga je ovaj tip troška možda najlakše objasniti na primjeru pada produktivnosti u slučaju povećanog broja izostanaka iz radnog procesa.

Uzmimo za primjer, da u jednoj organizacijskoj jedinici koja je zadužena za jedan poslovni proces ima petero radnika, od kojih jedan često, iz različitih razloga privremeno „ispada“ iz poslovnog procesa (apsentizam). Predstavnik poslodavca tada redistribuira sav posao na preostala četiri radnika koji onda nužno moraju raditi brže i dulje kako bi kompenzirali nedostatak jednog radnika. U slučaju ako se to događa često ili ako je pojava dugotrajna, neophodno dolazi do frustracije radnika koji rade iznad svojih mogućnosti, posljedično im pada produktivnosti i povećava mogućnost ozljede na radu, te u konačnici nastaje fluktuacija.

Ako se pak na mjesto nedostajućeg radnika zapošljava zamjenske radnike, prema podacima iz istraživanja (Survey on the total financial impact of employee absences; 06/10;Mercer health & benefits LLC), zbog procesa „uhodavanja“ efikasnost pada za između 20% i 30% dok sati zamjenskih radnika koštaju između 15% i 20% više od sati rada stalno zaposlenih radnika. Ovom izračunu također treba pribrojiti i veliku količinu sati managementa i drugih radnika koji se troše na obuku i nadzor zamjenskih radnika te cijeli niz drugih sporednih troškova. 

Bolovanja kao dominantni oblik neplaniranog apsentizma

Bolovanjem se smatra privremena nesposobnost za rad, odnosno odsutnost iz radnog procesa zbog bolesti ili ozljede te drugih okolnosti povezanih sa zdravstvenim stanjem, a zbog kojih je radnik spriječen izvršavati svoju obvezu rada u skladu s ugovorom o radu, drugim ugovorom ili aktom i za vrijeme kojeg radniku pripada pravo na naknadu plaće.

U Hrvatskoj isplata naknada tereti poslodavca u prvih 42 dana nakon čega obveza isplate naknade prelazi na Zavod za zdravstveno osiguranje. Slična raspodjela vrijedi i u zemljama u okruženju, samo se razlikuje broj dana u kojima trošak bolovanja tereti poslodavca (iznosi između 30 i 42 dana). Slična je situacija i s visinom iznosa naknade koji ide od 65 % (Srbija), 70% (Hrvatska)  pa sve do 80 % (Slovenija).

U slučaju ozljede na radu i profesionalne bolesti, praksa se razlikuje od države do države. U Hrvatskoj se naknada za ozljedu na radu i profesionalnu bolest alocira na zdravstveni fond od prvog dana, a isplaćuje se puni iznos osnovne plaće (100 %). U zemljama u okruženju model se dosta razlikuje od zemlje do zemlje gdje na primjer poslodavac u Srbiji od prvog dana snosi kompletan trošak naknade u ovakvim slučajevima, ali je gotovo svima zajedničko da naknada iznosi 100 % visine plaće (uz različite osnovice, najčešće prosječna plaća u zadnjih nekoliko mjeseci ili u kalendarskoj godini).

Učestala bolovanja pogubno utječu na sveukupnu produktivnost poslovnog sustava i izravno negativno utječu na konkurentnost ponude proizvoda ili usluga.

Zemlje u tranziciji imaju vrlo izražen problem s bolovanjima, kako zbog njihove učestalosti tako i zbog duljine trajanja. U odnosu na članice EU-a, bolovanja radnika u regiji su dvostruko ili trostruko duža, a (usklađivanjem metodologije mjerenja) može se reći i znatno učestalija. Dovoljno je reći da sve zemlje u regiji imaju gotovo dvostruko više dana bolovanja po radniku u odnosu na prosjek EU. Tako Slovenija ima 11,4, Hrvatska gotovo 13 a Srbija oko 15 dana bolovanja po svakom radniku. Detaljni rezultati analiza stanja bolovanja u pojedinim zemljama biti će tema jednog od idućih članaka.

Neefikasnosti u javno-zdrastvenom sustavu

Za bolovanja kao dominantni oblik neplaniranog apsentizma postoje lako uočljivi ključni faktori koji generiraju veliki broj dana i slučajeva. Iako mnogi poslodavci imaju percepciju da je glavni generator dana i slučajeva bolovanja povezan sa zloupotrebom od strane radnika, istraživanja su potvrdila potpuno drugačiju situaciju. Glavni generator broja dana bolovanja pripada makro razini a radi se neefikasnostima u javno-zdravstvenom sustavu. Naime, zdravstveni sustav karakteriziraju vrlo spore procedure utvrđivanja radne nesposobnosti.

Radi se o situaciji kada liječnik obiteljske medicine proglašava privremenu radnu nesposobnost i otvara radniku bolovanja na temelju opservacija (liječničkog pregleda). Međutim, obiteljski liječnik je prilikom takvog pregleda najčešće u mogućnosti postaviti samo početnu (suspektnu) dijagnozu, a za daljnje postupanje treba ili potvrdu dijagnoze ili dokaze da je početna dijagnoza netočna i da je potrebno dalje tražiti uzroke privremene radne nesposobnosti. Stoga liječnik upućuje pacijenta na daljnju obradu, primjerice na pregled kod liječnika specijaliste i/ili provedbu određenog dijagnostičkog postupka kako bi odredio način terapije i duljinu bolovanja.

Međutim, tu do izražaja dolazi neučinkovitost zdravstvenog sustava pa ta procedura potraje i do nekoliko tjedana (liste čekanja, odlazak pacijenta na udaljenu lokaciju, dostava nalaza itd.). Na taj način se može dogoditi da liječnik obiteljske medicine koji je odgovoran za tijek bolovanja, tek nakon tjedan ili dva dozna da se radnik možda mogao vratiti na posao samo nekoliko dana nakon otvaranja bolovanja.

Želite li dobiti uvid u prave razloge izostajanja vaših zaposlenika? Provjerite kako vam u tome Improv3 može pomoći.

Loše definirana legislativa s područja radnih odnosa

Neodgovorni radnici često koriste navedenu situaciju pa ciljano koriste bolovanje temeljeno na subjektivnim simptomima osjećaja boli ili nelagode što za posljedicu ima veliki broj slučajeva i dana bolovanja.

Drugi po veličini generator bolovanja krije se u loše definiranoj legislativi s područja radnih odnosa, a koja istovremeno definira i prava i obveze sudionika procesa korištenja bolovanja. Postoji niz pravnih barijera u cilju zaštite tajnosti podataka koji onemogućava pravodobnu reakciju poslodavca u određenim slučajevima izostanka radnika.

Prema Zakonu, radnik mora u roku 3 dana dostaviti potvrdu o privremenoj radnoj nesposobnosti u kojoj se često ne nalaze niti podaci o procijenjenom vremenu trajanja bolovanja. To znači da o stvarnim uzrocima izostanka poslodavac nema nikakvih podataka najmanje tri dana, a u slučaju da se radi o bolovanju, i nakon tog roka opseg podataka niti izdaleka nije dovoljan da poslodavac eventualno pokrene neki mehanizam prilagodbe novoj situaciji (angažiranje zamjenskog radnika ili redistribucija posla na druge radnike).

Ukidanjem šifre dijagnoze prema Međunarodnoj klasifikaciji bolesti (MKB šifra), stanje će se dodatno zakomplicirati jer poslodavci neće biti u mogućnosti sami predvidjeti koliko bi izostanak mogao potrajati i postupiti u skladu sa svojom procjenom. Iako poslodavci ne odobravaju takav potez zakonodavca, treba istaknuti da je takva odluka rezultat dobre prakse kakva se primjenjuje u razvijenim državama. Dekodiranjem MKB šifre poslodavac dolazi u posjed osobnih podataka radnika koji se lako mogu zloupotrijebiti.

U praksi se susreću brojni primjeri takve zlouporabe. Jedan od češćih slučajeva je potencijalna diskriminacija radnika zbog psihičke bolesti radi koje je često izbivao ili moguće izvrgavanje osudi ili podsmijehu neke radnice koja je na bolovanju bila zbog abortusa.

Zloupotreba bolovanja

Zloupotreba bolovanja kao generator dana bolovanja dolazi tek na trećem mjestu. Ova pojavu potiču neodgovorni pojedinci koji pravo na bolovanje uglavnom koriste za obavljanje nekog drugog posla u svrhu ostvarivanja dodatnih prihoda poput dodatnog posla, poljskih radova ili turističke djelatnosti. Ponekad pojedini radnici zloupotrebljavaju bolovanja kada poslodavca žele izložiti dodatnom pritisku u slučaju međusobnog sukoba odnosno ojačati poziciju u slučaju radnog spora.

Koliko su poslodavci nepripremljeni za upravljanje apsentizmom, a osobito bolovanjima, najbolje govori podatak da u 95 % poduzeća ne postoji niti elementarna procedura za prikupljanje podataka o izostancima radnika.

Navedeni generatori snažno potiču rast učestalosti i trajanja bolovanja, ali činjenica da poslodavci nemaju niti elementarne procedure za prevenciju ili ublažavanje velike stope izostanaka povećavaju problem toliko da može ugroziti normalno funkcioniranje poslovnih procesa u tvrtkama.

U pravilu se kao ulazni set podataka o bolovanjima koriste evidencija radnog vremena i doznake o bolovanjima. Nakon što se obračuna plaća za proteklo razdoblje (izvrši se permutacija tereti li trošak naknade bolovanja poslodavca ili Fond), prekida se bilo kakvo daljnja evidencija podataka kao i njihova obrada.

Dodatni problem predstavljaju barijere koje pred poslodavca postavlja legislativa namijenjena zaštiti tajnosti podataka pa bilo kakva aktivnost upravljanja izostankom mora čekati da se radnik vrati na posao ili da barem dostavi minimalni set dokumentacije (primjerice potvrdu o privremenoj radnoj nesposobnosti). Rezultat svega toga je da se poslodavci uopće ne bave upravljanjem izostancima radnika odnosno da eventualno pasivno promatraju određene pojave bez mogućnosti reakcije u cilju optimizacije poslovanja.

Damir Kovačević, Vice President at Absence Insight

____

Želite li dobiti uvid u prave razloge izostajanja vaših zaposlenika? Provjerite kako vam u tome Improv3 može pomoći.