Troškovi pribavljanja novih zaposlenika

• Oglašavanje natječaja za zapošljavanje
• Plaćanje agenciji za posredovanje pri zapošljavanju (headhunting, recruiting)
• Poslovne selekcije: screening životopisa, testiranje kandidata za zapošljavanje, intervjuiranje, administrativni troškovi, sati bruto i plaće zaposlenih u HR-u i menadžera koji su bili angažirani u procesu zapošljavanja
• Ulaganje u employer branding kako bi se privukli što kvalitetniji kandidati

Kada se govori o troškovima pribavljanja, oni mogu biti (ovisno o stručnosti onih koji odlaze i situaciji na tržištu) vrlo visoki. Za menadžerske pozicije često se angažiraju agencije za posredovanje pri zapošljavanju koje pružaju usluge traganja za talentima. Provizije spomenutih agencija kreću se prosječno od 8% do 20% godišnje bruto i plaće zaposlenika kojega pribavljaju.

Ako se proces pribavljanja odvija interno, računaju se sati rada zaposlenika koji radi na poslovima regrutacije i selekcije. Ukoliko tvrtka djeluje u više različitih gradova recruiter će morati putovati, zato treba računati i njihove putne troškove i dnevnice.

Troškovi uvođenja u posao i osposobljavanja novozaposlenih

• Uvođenje u posao i orijentacija
• Troškovi edukacije novozaposlenog, od obavezne edukacije (ovisno o potrebama radnog mjesta) do mentorskih programa
• Niža proizvodnost/produktivnost novozaposlenog do potpunog preuzimanja poslovnih aktivnosti

Svi zaposlenici dužni su proći određene edukacije, npr. iz područja zaštite na radu, a ovisno o specifičnostima radnog mjesta ponekad je potrebno i daleko više. Menadžeri umjesto da se bave nekim drugim poslovima moraju se baviti novim zaposlenicima. Pri svemu tome treba uzeti u obzir i vrijeme izgubljene produktivnosti, a to je vrijeme koje teče od trenutka kada nam zaposlenik priopći da napušta tvrtku pa sve do dolaska novog zaposlenika odnosno njegove pune produktivnosti.

U razdoblju u kojem se traži zamjena netko mora preuzeti poslove zaposlenika koji je otišao, pa će nekima možda biti potrebno plaćati i prekovremene sate, u slučaju da nisu već svi preopterećeni. Upražnjenu poziciju je potrebno oglasiti, a i to može predstavljati trošak. Ukoliko se u prvom oglašavanju ne dobije potreban odziv kandidata morat će se ponoviti oglašavanje. Ako se ni poslije ponovljenog oglašavanja ne uspije samostalno zatvoriti poziciju vjerojatno ćete angažirati agenciju za posredovanje pri zapošljavanju.

Želite li dobiti uvid u prave razloge fluktuacije vaših zaposlenika? Provjerite kako vam u tome Improv3 može pomoći.

Troškovi kod odlaska zaposlenika

• Trošak neangažiranog zaposlenika od dana kada je najavio odlazak do dana odlaska iz kompanije
• Otpremnina
• Sati rada na administrativnim poslovima (razduživanje, dokumentacija, odjave, primopredaja posla i sredstava za rad, itd.)
• Izlazni intervju
• Problemi u procesu rada zbog odlaska zaposlenika

Troškovi odlaska ovise o razlogu odlaska. Pri dragovoljnom odlasku zaposlenih, oni su znatno manji (samo izlazni intervju i opći administrativni troškovi), nego kada organizacija poduzima aktivnosti smanjivanja broja zaposlenih zbog restrukturiranja, snižavanja obujma proizvodnje i sl.

Naime, ako su radnici otpušteni iz gospodarskih ili organizacijskih razloga, moguće je da će im biti isplaćena otpremnina, sukladno Zakonu o radu ili internim aktima poslodavca.  U novije doba organizacije stimuliraju odlazak primamljivim otpremninama da bi izbjegle otpuštanje i njegove negativne posljedice, kao i negativne društvene efekte.

Međutim, ako je neku kompaniju prošle godine dobrovoljno napustilo 25 ljudi za koje je bilo potrebno pronaći zamjenu, a prosječan broj zaposlenika u prethodnoj godini je iznosio 100 zaposlenih, fluktuacija za prošlu godinu u toj kompaniji je 25% ((25/100)x100).

Troškovi visoke stope fluktuacije

Četiri su glavna razloga zašto trošak visoke stope fluktuacije, odnosno one koja je veća od zdrave stope od 15% (napomena: zdrava stopa fluktuacije razlikuje se po industrijama) predstavlja značajan financijski trošak.
Ti razlozi su:

• Trud uložen da bi se ostvarili poslovni rezultati koji bi kompaniji omogućili da se predstavi kao poželjan poslodavac potencijalnim kandidatima (trošak pribavljanja kandidata)
• Uloženo vrijeme
• Uložen novac i/ ili vrijeme za edukacije i usavršavanje tih zaposlenika kako bi bili produktivniji i uspješniji, a odlaskom će ta znanja iskoristiti kod drugog poslodavca
• U samom periodu odlaska kompanija amortizira (plaća) smanjenu produktivnost zaposlenika na odlasku i trošak administracije odlaska (trošak odlaska)

Pored realnih troškova kod odlaska zaposlenika (troškovi isplate naknade za neiskorištene dane godišnjeg odmora, otpremnine, trošak oglasa i selekcije za novu osobu) velik dio ukupnog troška čine indirektni tj. oportunitetni troškovi kao što su smanjena produktivnost zaposlenika na odlasku i slabiji rezultati u početnim mjesecima rada novog zaposlenika, nedovoljna iskorištenost znanja stečenih na edukacijama koje je kompanija platila zaposlenicima na odlasku, vrijeme utrošeno za pronalazak i odabir novog zaposlenika, nepotreban prekovremeni rad zbog prijenosa znanja novom zaposleniku i sl.

Ukupni “gubitak” koji kompanija generira kod fluktuacije zaposlenika za koje je potrebno pronaći zamjenu računa se na sljedeći način:

• Broj onih koji su napustili kompaniju i za koje je bilo potrebno pronaći zamjenu
• Njihova prosječna godišnja bruto zarada
• Koeficijent zamjene prosječnog zaposlenika (1)

Zadržavanjem kvalitetnog zaposlenika štedi se trošak u iznosu 1,5 godišnje bruto plaće tog zaposlenika, odnosno kompanija će odlazak jednog zaposlenika i njegovu zamjenu platiti iznosom za koji se može dodatno zaposliti još 1,5 radnika.

Kada znamo kolika je fluktuacija, potrebno je izračunati i koliko nas ona košta. Jedan od relativno jednostavnih načina kako da se izračunaju troškovi fluktuacije je da se broj onih koji su napustili tvrtku i kojima je bilo potrebno pronaći zamjenu pomnoži s njihovom prosječnom plaćom koju su primili u prethodnoj godini pomnoženo s određenim koeficijentom.

Koliki koeficijent ćemo odrediti ovisi od različitih studija, a on se obično kreće od 1,5 do 2,5 (prema podacima The Society of Human Resource Professionals – SHRM). Načelno, što je o riječ o većoj plači, odnosno o važnijoj poziciji, zamjenu je teže pronaći, pa je i koeficijent viši.

Za potrebe naše računice stavit ćemo koeficijent 1,75 i prosječnu plaću u RH. Prosječna mjesečna bruto plaća po zaposlenome u pravnim osobama Republike Hrvatske za razdoblje siječanj – kolovoz 2019. iznosila je 8.742 kune (podaci od DZS). Ako je prosječna bruto godišnja zarada za prethodnu godinu iznosila 8.742 kn, izlazi da nas fluktuacija od 25 posto na godišnjoj razini iz primjera navedenog gore u tekstu, košta 371.535,00 kn.

Koeficijentom bi trebali biti obuhvaćeni svi skriveni troškovi koji se mogu podvesti pod trošak fluktuacije. To su troškovi administriranja onih koji odlaze, kao i onih koji dolaze. Potrebno ih je odjaviti, odnosno prijaviti, napraviti rješenje o raskidu radnog odnosa, odnosno potpisati ugovor o radu. Prema nekim studijama, novi zaposlenik postiže punu produktivnost tek nakon dvanaest tjedana. Prosječno vrijeme potrebno da bi se neka pozicija zatvorila varira od tri tjedna pa sve do tri mjeseca, ovisno od pozicije ili sposobnosti recruitera. U nekim slučajevima prosječno vrijeme potrebno da bi se pozicija zatvorila je dio formule izračunavanja troškova fluktuacije.

Kao što vidite, financijske implikacije odnosno ukupan trošak povezan s odlaskom zaposlenika koji napušta tvrtku  može biti vrlo značajan. Međutim, s obzirom na visoku cijenu vođenja poslovanja, dobro osmišljen program zadržavanja najboljih zaposlenika, kao i dobro postavljen sustav retencije isplatit će sam sebe u vrlo kratkom vremenskom razdoblju.

___

Želite li dobiti uvid u prave razloge fluktuacije vaših zaposlenika? Provjerite kako vam u tome Improv3 može pomoći.